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ContáctanosEl presente acuerdo representa los términos y condiciones de uso y privacidad a través de los cuales se prestarán los servicios del Software Q10 de titularidad de Q10 S.A.S., identificada con NIT. 900299474- 6, -también conocida como EL PROVEEDOR DEL SERVICIO o Q10, quien opera desde el sitio web www.q10.com o cualquiera de sus versiones móviles para Android y IOS; así como también, los dominios habilitados para el uso de cada institución de educación o empresa.
El usuario comprende y acepta de manera libre, voluntaria y sin reservas, todos y cada uno de los términos y condiciones que a continuación se ponen de presente e igualmente acepta que respetará y será responsable por su cumplimiento. Si el usuario no está de acuerdo en su totalidad sobre lo dispuesto, no podrá hacer uso de los servicios prestados por Q10.
Estos términos y condiciones será entendimiento completo entre Q10 y los usuarios de la plataforma Q10 y reemplazará cualquier acuerdo suscrito de manera previa, salvo en aquellos casos en que las partes hayan suscrito dicho contrato antes del 1 de enero de 2019, caso en el cual, estos términos y condiciones serán complementarios a tal acuerdo, el cual prevalecerá en caso de conflicto.
En caso de que el usuario actúe como representante de una sociedad, entidad u organización, da por entendido que está facultado para actuar en nombre de ella y, en consecuencia, obligarla frente a Q10 a aceptar todos los deberes que se derivan de este contrato.
El usuario que acepte estos términos y condiciones debe ser legalmente apto para celebrar dicho acto, según lo permita su autonomía de la voluntad y las leyes que le sean aplicables en su país y, por tanto, Q10 da por entendido que el usuario conoce previamente si está o no en capacidad de celebrar contratos a nombre propio o en representación de alguna organización.
El usuario reconoce y acepta que estos términos y condiciones podrían ser cambiados, adicionados o modificados en cualquier momento. Los cambios e implementaciones tendrán vigencia a partir del momento mismo en que sean publicados o insertados en el sitio web de Q10 o desde que sean notificados al usuario por cualquier medio; en todo caso, sea cual fuere el medio de divulgación, operarán con el primer aviso que obtenga.
El proveedor del servicio acepta que el usuario es el único titular de la información ingresada al Software Q10, así como también al sitio web www.q10.com, o a cualquiera de sus versiones móviles.
Las definiciones a continuación tendrán el siguiente significado en este contrato:
El término "sitio web" hace referencia al sitio donde se prestan todos los servicios que Q10 ofrece o el dominio privado que para tal efecto Q10 ponga a disposición del titular de la cuenta y sus usuarios.
El término "servicio" hace referencia de forma exclusiva a la aplicación que ofrece Q10 en su sitio web y que opera desde el dominio www.q10.com. También hace referencia al uso de la página web de Q10 y su centro de soporte.
El término “servicios adicionales” hace referencia a servicios complementarios al servicio de Software Q10, que se pueden contratar e incluir de forma complementaria a aquellos servicios o funciones contemplados dentro de los planes adquiridos por el usuario. Estos son: Q10 Recaudo Electrónico, Q10 Salón Virtual, Q10 Mailing, Q10 SMS, Q10 ID (Carnetización), Q10 IA, Facturación Electrónica, App Móvil, migraciones especializadas de información, solicitudes y consultas personalizadas, integraciones con otras plataformas y desarrollos a la medida.
Los términos "Sistema", "Sistema de información", “Aplicativo”, “Software”, “Plataforma”, “Plataforma Q10”, hacen referencia al software web prestado como servicio por parte de Q10.
El término "titular de la cuenta" hace referencia a la persona a nombre de quien está la tarjeta de crédito / débito o el depósito bancario que se usó para registrar la cuenta en la plataforma Q10.
El término “cuenta” hace referencia a la instancia o espacio creado por el titular de la cuenta para operar el software Q10 de acuerdo con su Plan adquirido.
Los términos “Institución” o “institución de educación” hacen referencia a las entidades para las cuales se presta el servicio.
El término "usuario" hace referencia a la persona que visita y usa el sitio web de Q10 y su aplicación, sea o no "titular de cuenta"
El término "usuario administrador" hace referencia al usuario que tiene la facultad de habilitar y crear nuevos usuarios en la plataforma Q10, delimitándoles sus perfiles de acceso; el titular de la cuenta es el usuario administrador por defecto del software.
El término "Plan" hace referencia a las condiciones de uso que tiene un usuario según el pago que haya efectuado.
Los titulares de las cuentas deberán registrar una cuenta a través del sitio web de Q10 y brindar la información solicitada en los formularios habilitados para tal fin.
Bajo la gravedad de juramento el titular de la cuenta afirma que toda la información ingresada corresponde a la verdad, por lo cual, exonera a Q10 de cualquier tipo de responsabilidad que se pueda derivar de poseer información falsa o engañosa sobre cualquier usuario.
Los usuarios administradores serán las personas encargadas de realizar la creación/registro de los usuarios y asignar las credenciales de acceso de estos, es decir, nombre de usuario y contraseña, los cuales permitirán el acceso al Software Q10. Será obligación de cada institución el definir las condiciones específicas que deba cumplir cada una de las personas a quien se asignará un usuario, con fin de otorgarle los medios de acceso y acceso al sistema de información.
Q10 permitirá el ingreso de una cantidad limitada de usuarios según el plan que se haya elegido al momento de la creación y registrar su cuenta. Q10 S.A.S. no permitirá, en ninguna circunstancia, que estos usuarios sean distintos de aquellos que el titular de la cuenta o usuario administrador haya decidido habilitar para el uso de la plataforma. Los planes ofrecidos pueden consultarse en la sección PLANES del sitio: www.q10.com. Igualmente, estos usuarios no podrán ser reemplazados por otras personas que conozcan las credenciales para ingresar a la plataforma. De suceder una situación como ésta, Q10 S.A.S. no se hace responsable por el uso pernicioso de la información de la cuenta en contra del titular de la misma ni frente al usuario ni frente a terceros.
Q10 en la actualidad presta el servicio de la plataforma Q10, en cada uno de sus planes, bajo dos modalidades: la primera, en prueba gratuita temporal con una expiración de 14 días calendario contados a partir de la creación / activación de la cuenta y la segunda, de pago con las condiciones elegidas al momento de contratar la cuenta por parte del titular.
El servicio de Q10 se inicia desde el momento de registrar una cuenta en su sitio web, una vez el titular de la misma haya aceptado las condiciones expresadas en este contrato.
Q10 permitirá a sus usuarios el acceso y el uso de su Software Q10, así como de los demás servicios adicionales a los planes adquiridos para cada cuenta, lo cual podrán hacer a través de la página web www.q10.com, cualquiera de sus versiones móviles, o los dominios especiales que se activen para cada una de las instituciones, y que serán proporcionados por Q10.
El Software Q10 está orientado a la gestión de la información académica y administrativa en las instituciones de educación o empresas, permitiéndoles a estas, de acuerdo al plan elegido, hacer uso de las siguientes funcionalidades: Gestión de clientes potenciales, inscripciones y matrículas, gestión de documentos digitales, gestión de grupos, cursos, horarios, aulas y docentes, gestión de homologaciones, habilitaciones y planes de mejoramiento, evaluación por competencias o evaluación cuantitativa, educación virtual integrada, administración de contenido dinámico, publicación de anuncios, cuestionarios, foros, tareas, gestión de tesorería (recibos, facturación, boletas), ingresos y egresos, gestión de cartera, órdenes de pago, créditos educativos, pagarés, proyección de recaudos, cuadres de caja, paz y salvos (constancias de no adeudo), gestión de egresados, ofertas laborales, informes académicos estadísticos, constancias, certificados y formatos de calidad, gestión de solicitudes, creación, recopilación y administración de encuestas institucionales.
Como parte del servicio adicional de Facturación Electrónica para Colombia, el usuario acepta que se utilizará el certificado digital de Q10 para firmar los documentos electrónicos enviados a la autoridad fiscal. Sin embargo, el usuario podrá optar por utilizar su propio certificado digital, previa solicitud a Q10.
El titular de la cuenta manifiesta que, previo a la adquisición del servicio, le han sido puestos en conocimiento por parte de Q10 los servicios y funcionalidades que se encuentran incluidos dentro de cada uno de los planes que ofrece en su condición de proveedor del servicio, especialmente, aquellos que hacen parte del plan adquirido, los que se encuentran excluidos y que se prestarán como servicios adicionales de acuerdo con su plan. Por lo tanto, Q10 no será responsable en ningún momento por aquellos posibles errores cometidos por parte del usuario al momento de seleccionar su plan.
Q10 desplegará sus mejores esfuerzos con el fin de que el usuario pueda acceder de manera ininterrumpida al servicio de Software Q10 y gestionar la información allí contenida, bajo condiciones normales. Sin embargo, el usuario entiende y acepta que existan circunstancias no atribuibles al proveedor del servicio de carácter técnico por las cuales no sería posible el acceso de manera temporal a la plataforma, como, por ejemplo: daños en las comunicaciones, actos de terceros, mantenimiento o reestructuración de la aplicación, entre otros, que escapen al control y responsabilidad de Q10, por lo que, la responsabilidad del proveedor se entenderá limitada de manera exclusiva a sus actos y no a los de terceros.
Q10 pone de presente al usuario que para la prestación de sus servicios ha contratado su infraestructura tecnológica, servidores, software y hardware con Microsoft Corporation. El usuario autoriza a Q10 para todos los usos y modalidades de tratamiento de datos personales, en el sentido de que esta compañía podrá conocer y almacenar en sus servidores los datos otorgados para efectos de la prestación del servicio descrito en este documento.
En condiciones normales, la plataforma Q10 y sus servicios agregados tienen un “down time” de aproximadamente el 1%, de tal manera que se encuentran disponibles el 99% del tiempo.
Q10 garantiza que la aplicación estará disponible en circunstancias normales vía Internet, según lo anunciado, no requiriendo de instalaciones en equipos de cómputo situados en el domicilio u oficina del usuario, siempre y cuando éste encuentre activo para el uso de la aplicación, haga uso de las credenciales correctas de su cuenta y las condiciones de prestación del servicio de conexión a Internet por parte de cada proveedor lo permitan, no siendo responsabilidad de Q10 el indebido funcionamiento del servicio de banda ancha contratado por el usuario o su funcionamiento deficiente.
El usuario entiende y acepta de manera expresa que el proveedor del servicio se encuentra facultado para realizar las modificaciones o ajustes necesarios sobre la estructura técnica de la base de datos, las funcionalidades ofrecidas en la plataforma y las aplicaciones que hacen parte del Software Q10, toda vez que ésta es de propiedad del Q10. Igualmente, Q10 procurará informar oportunamente aquellos cambios que estime convenientes para evitar incomodidades o eventuales perjuicios en el procesamiento de la información.
Q10 brindará un servicio postventa virtual al usuario administrador, de acuerdo con el plan elegido, para lo cual dispondrá diferentes canales de atención y herramientas tecnológicas como son: (i) Un manual en línea; (ii) chat para atención al usuario; (iii) Soporte por correo electrónico; (iv) Atención telefónica, (v) Asesorías virtuales acordadas entre las partes, dentro de los horarios de atención, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada continua, y los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m., hora de Colombia.
Los niveles de servicio de soporte de la aplicación son los siguientes:
| Prioridad | Baja | Normal | Alta | Urgente |
|---|---|---|---|---|
| Severidad | Impedimento para el trabajo de usuarios individuales y existe una solución aceptable. | Interrupción del trabajo de usuarios individuales y no existe una solución aceptable. | Interrupción de procesos críticos que afectan a usuarios individuales y no existe una solución. | Interrupción de procesos críticos para el negocio que afectan a muchos usuarios y no existe una solución. |
| Urgencia | El cliente no necesita una resolución inmediata | El cliente no necesita una resolución inmediata | El cliente necesita una resolución inmediata | El cliente necesita una resolución inmediata |
| Condiciones | Baja | Normal | Alta | Urgente |
|---|---|---|---|---|
| El 95% debe asignarse en un máximo de | 8 horas | 2 horas | 1 hora | 1 hora |
| Resolverse en un máximo de | 1 semana | 2 días | 24 horas | 8 horas |
* El tiempo indicado será calculado dentro del horario de atención.
La garantía del servicio de uso de la plataforma incluye, además de lo señalado en el presente contrato, la corrección de las inconsistencias de programación que se llegaren a presentar y la corrección de información impresa o visualizada en pantalla que presente errores o que conlleve a falsas interpretaciones como consecuencia de procesos errados de programación.
El titular de la cuenta o usuario administrador podrá elegir el plan y periodo de pago al momento antes de realizar el primer pago. El usuario podrá elegir el periodo de duración de su plan, para lo cual podrá optar por una de las siguientes alternativas: semestral o anual. Antes de iniciar con el periodo inicial y antes del inicio de los periodos siguientes, se deberá realizar el pago correspondiente al plan seleccionado. El pago se deberá efectuar de manera anticipada a la prestación del servicio o, de lo contrario, se restringirá a los usuarios de la cuenta el acceso y el uso del Software Q10, así como también de los servicios adicionales.
A solicitud del titular de la cuenta, el plan se renovará automáticamente por periodos iguales al contratado inicialmente, y su valor será debitado con cargo al medio de pago indicado, previa autorización impartida por el titular de la cuenta. Sin embargo, en cualquier momento podrá solicitarse la reversión del pago realizado a través de débito automático, para lo cual se aplicará lo dispuesto más adelante en estos términos y condiciones.
Q10 ofrece los medios de pago que se reseñan en su página web o en su propuesta comercial. Sin embargo, para acceder a sus servicios a través de algunos de estos sistemas de pago, puede ser necesario registrar por parte del titular de la cuenta alguna información, como, por ejemplo, un número de cuenta bancaria o número de tarjeta de crédito expedida por parte de una entidad financiera que se encuentre vigente. Si existen retenciones de cualquier tipo estas tendrán que ser asumidas por el usuario.
Q10 es consciente que poseer información de tarjetas de crédito o cuentas bancarias de los usuarios es delicado. Por lo tanto, está comprometido con mantener esta información segura y aislada de usos inadecuados.
Q10 da por hecho que la información de la tarjeta de crédito ingresada para crear una cuenta es conocida por el titular de la cuenta por lo tanto no se hace responsable por el uso inadecuado de tarjetas de crédito al momento de esta ser usada para registrar una cuenta, entendiéndose como uso irresponsable, la falsificación y suplantación de la identidad del titular la cuenta.
Q10 se abstendrá de llevar a cabo todo tipo de actos tendientes a la verificación de los datos personales del titular de la cuenta, confrontándolos con los registrados en su tarjeta de crédito, pues asume que quien brinde dicha información es el titular del producto financiero y por ello conoce datos a los que no tiene acceso cualquier persona.
No obstante, el titular de la cuenta autoriza a Q10 para que lleve a cabo cualquier verificación o consulta de los datos suyos en cualquier base de datos, centrales de información y riesgo y cualquier otra fuente de información que le brinde historia sobre la forma en la que atiende sus compromisos financieros y crediticios, tanto en el ámbito nacional como en el internacional.
El usuario afirma bajo la gravedad de juramento, que no está incluido en la Lista Clinton y que sus ingresos no tienen relación con ningún tipo de actos de aquellos que la legislación colombiana e internacional determinan para el lavado de activos, narcotráfico, terrorismo ni otro delito y que son adquiridos de manera lícita.
Q10 es el único titular de los derechos de autor de autor sobre el Software Q10 respecto de la cual se reserva sus derechos, por lo cual, el usuario entiende y acepta de manera expresa que los presentes términos y condiciones representan una autorización de uso, y que en ningún momento los mismos transferirán a su favor alguno/todos los derechos patrimoniales de autor que le asisten al proveedor del servicio.
Por lo anterior, el titular de la cuenta o cualquiera de los usuarios relacionados con la misma tendrán proscrita la reproducción, la transformación, la modificación, la comunicación al público, la puesta a disposición o cualquier otro acto que afecte los derechos de autor que le asisten a Q10 sobre el Software Q10 o el de los creadores de esta última.
Como contraprestación por el pago realizado, el titular de la cuenta recibirá una licencia de uso del Software Q10, la cual tendrá la duración elegida por este al momento de adquirir el plan. Esta licencia es no exclusiva, temporal, mundial y de carácter intransferible a cualquier título, en todo o en parte, durante la vigencia del plan o después de la expiración de este.
Por medio de esta licencia, el titular de la cuenta, el superadministrador, los usuarios administradores y los demás usuarios relacionados a la cuenta se encuentran autorizados a hacer uso del Software Q10 de acuerdo con las condiciones establecidas para el plan seleccionado con la creación de la cuenta.
Q10 restringirá los accesos no autorizados al Software Q10, bien sea a través de sus plataformas web o de sus aplicaciones móviles, para lo cual ha implementado medidas tecnológicas de protección. La elusión de estas, el acceso no autorizado a los contenidos, bases de datos ó servicios brindados por el proveedor del servicio a través de sus sitios web o cualquiera de sus plataformas, será considerado como una vulneración a los derechos de Q10, facultándola para iniciar cualquiera o todas aquellas acciones legales que consagradas en la legislación vigente en Colombia.
El Software Q10 es un aplicativo Web, el cual proporciona un sitio donde se alojan datos que el usuario ingresa y administra bajo su cuenta y propio riesgo. Q10 vela por mantener la información de los usuarios segura, para lo cual tomará las precauciones a su juicio necesarias para ello, mas no se responsabilizará por actos mal intencionados de terceros y las posibles consecuencias de ello frente al usuario o terceros.
El proveedor del servicio pone en conocimiento de sus usuarios que la información que suministren se albergará en servidores de terceros, específicamente de Microsoft Corporation, de Estados Unidos de América, que cumplen con los más altos estándares de seguridad e idoneidad.
El usuario será el único responsable de la cantidad y la calidad de la información tanto personal como de la gestión institucional ingresada, modificada y/o eliminada en el sistema de información para su adecuado funcionamiento y resultados arrojados, estando obligado a hacer uso sano y legal de la plataforma en los términos en que ha sido contratado el servicio.
En virtud de lo anterior, el usuario deberá tomar las medidas preventivas usuales en la actividad de la computación, con el fin de evitar que eventualmente se produzcan fallas que le causen cualquier tipo de daño o perjuicio, bien sea a la institución que representa o a terceros. El titular de la cuenta, quien adquiere las credenciales iniciales con todos los privilegios de acceso al sistema Q10, o su usuario administrador delegado, deberá ejercer un adecuado control sobre los usuarios a los cuales les autorice acceso delimitándoles claramente sus autorizaciones y responsabilidades. En todo caso, Q10 queda exonerado de cualquier uso indebido de la información por parte de cualquier usuario.
El usuario de la plataforma Q10 manifiesta ser propietario de la información que ingresa en el sistema y bajo ninguna circunstancia la titularidad de dicha información pasará a ser propiedad de Q10, y de manera inversa, esta última sociedad es la única dueña de la plataforma sobre la cual el usuario ingresa la información, sin que respecto de ésta se considera surtida transferencia alguna en razón de este contrato. Si el usuario da por terminado el contrato, a partir de su finalización, contará con un plazo de 45 días calendario para descargar una copia de seguridad con la última versión de la información estructurada almacenada en la plataforma, en el formato XML, pero en ningún momento Q10 se obliga a entregar la misma en otro formato diferente ni a llevar a cabo ningún tipo de proceso de migración, ni mucho menos a efectuar un desarrollo para que la información pueda ser analizada, ingresada o digitalizada en cualquier otro software.
Adicional a lo anterior, Q10 no se responsabiliza por el mal diligenciamiento de un formulario o por la información que erróneamente suministre el usuario al momento de realizar un trámite o de ingresar la información al software.
Q10 pondrá sus mejores esfuerzos por garantizar la seguridad de la contraseña que provean el titular de cuenta y los usuarios, para lo cual procurará la implementación de las medidas que considere necesarias y se encuentren a su alcance para que terceros no puedan acceder a esta contraseña. De tal forma, el usuario entiende y acepta que la presente corresponde a una obligación de medio y no de resultado.
Q10 no se hará responsable en aquellos casos en que por el mal uso de la contraseña por parte del usuario o por el uso de contraseñas que sean fáciles de descifrar esta pueda ser conocida por parte de terceras personas, asumiendo que siempre que se acceda al sistema, lo hace el usuario directamente.
Q10 se reserva el derecho a terminar la prestación servicio en cualquier momento, tanto de manera permanente, en cualquier momento y sin previo aviso. Algunos de los escenarios en los cuales Q10 podrá dar por terminada de manera unilateral la cuenta de un usuario son los siguientes: (i) En caso de que el usuario utilice los servicios prestados por Q10 para fines contrarios a la ley, especialmente aquellos que contraríen derechos de propiedad intelectual de terceros, de Q10 o de otros usuarios; (ii) En caso de que Q10 encuentre que el usuario está haciendo uso de su cuenta para la transmisión de programas malignos como virus, malwares, spywares, troyanos o similares, que puedan comprometer el debido funcionamiento de la plataforma de Q10 o que perjudiquen a terceros; (iii) Cuando existan elementos que permitan inferir a Q10 que el usuario no cuenta con la edad mínima para contratar los Servicios, en los términos de las condiciones preliminares de este contrato.
Q10 se reserva el derecho a decidir si el contenido publicado por los usuarios, al igual que el material de texto o fotográfico que sea cargado a la página web de Q10 resulta apropiado y se ajusta a las condiciones. En este sentido, Q10 podrá impedir la publicación y comercialización de contenido que infrinja derechos de imagen, de habeas data y de privacidad de terceros, así como aquellos que resulten ofensivos, difamatorios o que constituyan infracciones a la ley.
Q10 se reserva el derecho de suspender la prestación de los servicios al usuario y de inhabilitar su acceso al Software, así como a cualquiera de los módulos creados para el usuario si luego de dos intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, o en caso de no recibir el pago del servicio en la forma acordada. Se dará la suspensión del servicio al usuario con aviso anticipado.
En caso de suspensión, la cuenta del usuario no será reactivada hasta que el pago de todas aquellas deudas que en ese momento se encuentren a cargo del usuario se hayan realizado por completo. Si luego de tres intentos de cobro del servicio el recaudo resulta fallido, el usuario debe realizar el pago del dinero adeudado mediante un enlace de pago el cual deberá solicitar a través de comunicación al correo: soporte@q10.com.
La suspensión de la cuenta del usuario no elimina su obligación de cancelar sumas de dinero adeudas a Q10, ni tampoco impide el cobro de gastos derivados de los gastos de cobranza e indemnización de perjuicios que se pudiesen generar a favor de Q10 por tal incumplimiento.
En caso de falta de pago, o uso indebido de la cuenta, el usuario recibirá a su correo una notificación a partir de la cual tendrá un periodo de gracia de 45 días calendario durante el cual podrá descargar una copia de seguridad con la última versión de la información estructurada almacenada en el Software Q10, en el formato XML. Una vez venza dicho periodo, Q10 dejará de ser responsable de la información albergada en la cuenta y esta podrá ser eliminada libremente.
Ciertos contenidos, productos o servicios disponibles en el sistema Q10 podrían incluir material de terceras partes. Determinados enlaces en este servicio podrían direccionar al usuario a sitios web de terceras partes que no están afiliadas con Q10, quien no se responsabiliza por examinar o evaluar el contenido de dichas plataformas o exactitud. Igualmente, no garantiza, ni se obliga o responsabiliza por cualquier material, productos o servicios de titularidad de terceros.
Q10 no se hace responsable de ningún daño que pudiere derivarse de la adquisición o utilización de bienes, servicios, recursos, contenidos, o cualquier otra transacción realizadas en conexión con sitios web de terceros. El usuario es el directo responsable en revisar cuidadosamente las políticas y prácticas de terceros y asegurarse de entenderlas antes de participar en cualquier transacción. Quejas, reclamos, inquietudes o preguntas con respecto a productos de terceros deben ser dirigidas a la tercera parte.
El usuario autoriza a Q10 a incluir los logos o marcas de las instituciones de educación o empresas que representa, en la página web: www.q10.com, así como también en su portafolio de servicios -sección clientes-, a modo informativo, con la única intención de presentar la relación comercial vinculante entre las partes.
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como, con fundamento en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). Adicionalmente, en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el Responsable del tratamiento.
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de Q10 S.A.S, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las obligaciones y lineamientos de Q10 S.A.S para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos El presente Manual es aplicable a los procesos de la Superservicios que deban realizar el Tratamiento de los datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado.
Constitución Política de Colombia
Ley 1581 de 2012
Decreto 1074 de 2015 Capitulo 25 y Capitulo 26 compilatorios de los decretos:
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”
Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capitulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013)
Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados y sensibles.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Responsable de administrar las bases de datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.
Oficial de protección de Datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por cuenta del responsable.
El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular
Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, Q10 S.A.S solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por Q10 S.A.S, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios:
Por escrito.
De forma oral.
Mediante canales automatizados.
Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Q10 S.A.S, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente:
El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
Los derechos que le asisten como titular;
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono Q10 S.A.S.
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Q10 S.A.S, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Carrera 75 # 45F - 23 Medellín – Colombia
Correo electrónico: datospersonales@q10.com
Teléfono: 604 590 64 99 - 3165276826
Q10 S.A.S, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir.
El Anexo 1 PL-01 denominado Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las distintas bases de datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento.
Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes relacionadas con el periodo de conservación.
De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad c on lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.
Q10 S.A.S de acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos:
Que el uso del dato responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que en el uso del dato se asegure el respeto de sus derechos fundamentales del menor.
Cumplidos los anteriores requisitos, Q10 S.A.S solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En calidad de Responsable y/o Encargado velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recolectados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y tratamiento de la información.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Observar los principios Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo hay a sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales, Q10 S.A.S ha designado un Oficial de protección de datos. Los Titulares de los datos podrán remitir sus peticiones o consultas a través de los siguientes canales:
Q10 S.A.S garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015):
Al menos una vez cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Q10 S.A.S podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, Q10 S.A.S demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a Q10 S.A.S enviado, mediante correo electrónico a: datospersonales@q10.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Carrera 75 # 45F - 23 Medellín – Colombia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Visualización en pantalla.
Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
Correo electrónico u otro medio electrónico.
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por Q10 S.A.S.
Una vez recibida la solicitud, Q10 S.A.S resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.
Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a Q10 S.A.S enviado, mediante correo electrónico a datospersonales@q10.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Carrera 75 # 45F - 23 Medellín – Colombia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
Nombre y apellidos del Titular
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
Q10 S.A.S resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Q10 S.A.S suministrará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012:
A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos:
Titular: Copia del documento de identidad.
Causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.
Q10 S.A.S informará a las personas sobre la existencia de mecanismos de videovigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los titulares e instalados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. En estos avisos informará quién es el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los canales habilitados para ejercer los derechos del Titular, así como, dónde se encuentra publicada la Política de Tratamiento de la Información.
De otra parte, conservará las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad del e inscribirá la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos, salvo que el Tratamiento consista sólo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real.
El acceso y divulgación de las imágenes será restringido a personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad en ejercicio de sus funciones. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será controlada y consistente con la finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.
Q10 S.A.S, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, Q10 S.A.S, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por Q10 S.A.S que están recogidas y desarrolladas en su PL-02 Políticas Internas de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).
| Gestión de documentos y soportes |
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|---|---|
| Control de acceso |
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| Incidencias |
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| Personal |
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| Manual Interno de Seguridad |
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| Bases de datos no automatizadas | ||||||
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||||||
| Bases de datos automatizadas | ||||||
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| Bases de datos no automatizadas | ||||||||
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||||||||
| Bases de datos automatizadas | ||||||||
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| Bases de datos no automatizadas | ||||||||
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| Bases de datos automatizadas | ||||||||
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Q10 S.A.S establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
Los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con el almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, deben conocer el procedimiento para actuar en caso de incidencia.
El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:
Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (pérdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo, de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido.
Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse de recibo en el que conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos enumerados anteriormente.
Q10 S.A.S, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de Protección de Datos, remitirse al FR-08 Registro de incidentes de seguridad.
Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectado.
Finalmente, Q10 S.A.S notificará del incidente a los Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.
Q10 S.A.S ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de la PL-02 Políticas Internas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.
El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso humano, infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de datos personales se tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los diferentes niveles de autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrencia de cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial), tales como:
Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que violan la ley y que están penalizadas por ésta
Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, los eventos indirectamente causados por la intervención humana.
Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u omisiones por parte de las personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al mismo tiempo son las amenazas menos predecibles porque están directamente relacionado con el comportamiento humano.
Q10 S.A.S en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a Q10 S.A.S acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad. Para la entrega se suscribirá un acta indicando los datos de la entidad solicitante y las características de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
Q10 S.A.S realizará transferencia de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
En los casos en los cuales sea necesaria la transferencia de los datos y el país de destino no se encuentre en el listado de países considerados como puertos seguros señalados por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá gestionar ante el mismo ente una declaración de conformidad relativa a la aprobación para la transferencia internacional de datos personales.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre Q10 S.A.S y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. Este contrato de transmisión de datos personales deberá suscribirse entre el Responsable y el Encargado para definir el alcance del tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, así como, las actividades que el encargado realizará por cuenta del Responsable y las obligaciones del Encargado para con el titular. Adicionalmente, el Encargado deberá cumplir con las siguientes obligaciones y aplicar las normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos.
Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Las anteriores condiciones fijadas para las transmisiones de datos internacionales, también le serán aplicables a las transmisiones de datos nacionales.
Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto.
La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que s e creen con posterioridad a ese plazo deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su creación.
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para Q10 S.A.S. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de Q10 S.A.S cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.
Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos en Q10 S.A.S. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada organización lo define de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros.
Los documentos que tienen que ver con la protección de datos personales deben ser elaborados por personal o una entidad competente para ello, así mismo la organización debe ser quien revise y apruebe todos los documentos y lo deje registrado en la casilla de aprobación de los documentos.
A finde que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán actualizados y modificados por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre y cuando sea necesario, para la eliminación de un documento se debe tener la justificación para ello descrita en el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de todos los documentos.
Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser protegidos por agentes externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los lineamientos descritos en el PL-02 Manual Interno de Políticas de Seguridad.
La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la información.
Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, este será quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como digital, evite alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables .
La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2017-01-30, las bases de datos responsabilidad de Q10 S.A.S serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los Titulares de los datos personales.
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos (LEPD) y normas concordantes, el presente Aviso de Privacidad tiene como objeto informar al Titular sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de datos e informar si estos estarán sujetos a transmisión y/o transferencia a terceras entidades. Las condiciones del tratamiento son las siguientes:
Q10 S.A.S identificada con el Nit No. 900299474, será el responsable del tratamiento de sus datos personales.
Con objeto de recibir una atención integral como cliente, los datos personales recabados serán tratados con las siguientes finalidades: fines históricos, científicos o estadísticos, gestión de estadísticas internas, gestión de clientes, históricos de relaciones comerciales, marketing, encuestas de opinión, prospección comercial y publicidad.
Es de carácter facultativo suministrar información que verse sobre Datos Sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad o generen algún tipo de discriminación, o sobre menores de edad.
La política de tratamiento de los datos del Titular, así como los cambios sustanciales que se produzcan en ésta, se podrán consultar en el siguiente correo electrónico: datospersonales@q10.com.
El Titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a Q10 S.A.S a la dirección de correo electrónico datospersonales@q10.com indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar; o mediante correo postal remitido a Carrera 75 # 45F - 23 Medellín – Colombia.
Q10 utiliza las audiencias de remarketing de Google Analytics para su uso en Google AdWords y DoubleClick Bid Manager, esto con el fin de publicar campañas de remarketing dirigidas a sus usuarios. El usuario acepta que su información sea tratada para efectos de Big Data y por lo tanto permite que Q10 utilice estas herramientas con fines estadísticos.
Q10, Mediante la instalación de cookies e identificadores propios y de terceros y a través de herramientas para el análisis de uso de cuenta, podrá realizar actividades de seguimiento a los usuarios que utilizan su aplicación. Con estas herramientas, Q10 podrá recopilar información de cada usuario para el análisis de estadísticas e implementación de estrategias de comunicación y publicidad. Estas herramientas podrán realizar seguimiento de la configuración del usuario y hacen que su experiencia en la aplicación sea más práctica, reconociendo y recordando sus preferencias y ajustes.
En esta medida, Q10 podrá recopilar datos de uso, como la duración de uso, o datos demográficos como el origen, el sexo y la edad. Q10 usa esta información para fines analíticos. El usuario de Q10 podrá deshabilitar estas herramientas.
Las actividades de seguimiento adelantadas por Q10 también podrán realizarse dentro de la aplicación, para análisis interno, ejemplo, pero no exclusivamente para determinar tendencias y participación en la aplicación, tiempo de uso, preferencia, entre otros. Estas herramientas podrán ser desactivadas por el usuario para conservar su privacidad. Ver más aquí.
Al registrar una cuenta con Q10 el titular de la cuenta debe introducir un email y un teléfono de contacto, así como registrar todos aquellos datos que el software le solicite a fin de determinar no solo su identificación, sino aquello que le permita al software procesar la información que el mismo usuario diligencie o ingrese. Al hacer esto, acepta recibir todos los correos y llamadas con información sobre el uso de la plataforma Q10, información promocional u otro tipo de información procesada o enviada por Q10. No obstante lo anterior, Q10 no podrá utilizar en beneficio suyo o de terceros, la información que haya ingresado el usuario, sin embargo, podrá utilizar la base de datos de las empresas o usuarias con fines publicitarios o comerciales para sí o para terceros, sin que por ello deba participar de ingreso alguno a los usuarios. El usuario podrá solicitar que sus datos dejen de ser compartidos en cualquier momento y por medio de los canales establecidos y/o a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@q10.com
Esta cláusula se interpretará sin detrimento de la autorización de uso de información a que se refiere el título “Política de Privacidad”. La autorización a que se refiere esta cláusula podrá ser revocada por el usuario en cualquier tiempo escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: soporte@q10.com
Adicionalmente, los usuarios tendrán habilitada la posibilidad de comunicarse con el equipo de Q10 en caso de que tengan preguntas o dudas por resolver, preguntas generales sobre su cuenta o sobre el software como tal. Para los casos anteriores, deberán escribir a soporte@q10.com o utilizar la pestaña de soporte disponible en la aplicación.
Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia y para todos los efectos, el domicilio contractual será la ciudad de Medellín que corresponde al domicilio principal de Q10.
A menos que se especifique lo contrario en este documento o en un documento distinto a este, estos términos y condiciones constituyen el acuerdo completo entre el usuario y Q10., por lo que ningún acuerdo adicional o complementario entre las partes podrá ir en contravía de lo dispuesto en el presente documento, salvo que de manera expresa se manifieste lo contrario.
Previo a la adquisición del servicio que se ofrece a través de las plataformas de Q10, es obligación del usuario revisar los datos generales de la compra y asegurarse que estos se adecuen a las expectativas de lo pretendido, lo cual es una carga que corresponde de manera íntegra al usuario, por tanto, después de realizada y finalizada la transacción, no se realizarán cambios devoluciones de dinero ni cancelación de órdenes.
Sin perjuicio de lo anterior, el usuario podrá ejercer su derecho de retracto en los términos del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011. Para estos efectos, deberá expresar a Q10 solicitar que se reverse la transacción perdiendo el dominio sobre su cuenta y recibiendo la devolución de lo pagado, lo cual deberá realizarse en un término de cinco (5) días contados desde el momento del pago. Igualmente, lo anterior implicará el cierre de la cuenta abierta por el usuario y la pérdida de acceso al Software Q10, lo que podrá ocurrir en cualquier momento durante dicho plazo (5 días).
Una vez se inhabilite el acceso, Q10 se encargará de realizar la devolución del dinero pago, al término de treinta (30) días calendario desde el momento en que ejerció el derecho y por los mismos medios en que el mismo fue pagado.
Para los efectos del ejercicio del derecho de retracto, el usuario deberá acudir a los siguientes canales:
Número de teléfono: (+57) 604 590 64 99, (+57) 313 718 1411
Dirección: Carrera 75 # 45F - 23 Medellín – Colombia
E-mail: soporte@q10.com
En aquellos casos en los que el usuario realice a través de la plataforma de Q10. una inscripción con su tarjeta de crédito, débito o cualquier otro instrumento de pago electrónico, tendrá derecho a que los pagos que realice sean reversados, cuando el usuario lo solicite, siempre y cuando: (i) haya sido objeto de fraude; (ii) se trate de una operación no solicitada; (iii) el servicio adquirido no sea recibido; (iv) el servicio entregado no corresponda a lo solicitado; o (v) el servicio sea defectuoso.
Para que proceda la reversión del pago, la solicitud debe realizarse dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que el Usuario tenga noticia de la operación fraudulenta o no solicitada o que debió haber recibido el servicio o lo recibió defectuoso o sin que correspondiera a lo solicitado.
Para estos efectos, será absolutamente necesario que el Usuario presente una reclamación ante Q10 y devuelva las credenciales de entrada, cuando sea procedente. Igualmente deberá notificar de la reclamación al emisor del instrumento de pago electrónico utilizado para realizar la compra, el cual, en conjunto con los demás participantes del proceso de pago, procederán a reversar la transacción al comprador.
Para el ejercicio de este derecho el Usuario puede acudir a los canales dispuestos para el ejercicio del derecho de retracto que se detallan al final del acápite titulado “Derecho de Retracto”.
En caso de existir consultas, quejas o reclamos sobre la información contenida en el presente documento de Términos y Condiciones, por favor escribir al correo soporte@q10.com, utilizando como asunto: Comentario Términos y Condiciones.
Última actualización: 31 de octubre de 2020
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